データの整理

共有

11.3.2. 共有アイテムへの招待

固有の人と読み取りまたは編集アクセスでデータを共有するには、内部ユーザと外部パートナーを共有アイテムへ招待ができます。ユーザはメールの出席依頼を受信します。外部パートナーが共有ファイルにアクセスする場合、パートナーは自動でゲストユーザとしてログインします。次のようなオプションの機能があります。

  • メールは内部ユーザと読み取りアクセスで共有できます。

  • アドレス帳、予定表、仕事は読み取りアクセスまたは編集アクセスで内部ユーザと共有できます。外部パートナーとは読み取りアクセスのみの共有になります。

  • フォルダとファイルは読み取りアクセスと編集アクセスで内部ユーザと外部パートナーと共に共有ができます。

アイテムの共有時、内部ユーザまたは外部パートナーに共有データに関する特定の権限を付与されます。自分のオブジェクトのみを表示権限に関する詳細は、11.2: 権限 を参照してください。次のことに注意してください。

  • 個人用の 受信トレイフォルダを共有することはできません。個人用のメールメッセージに他のユーザからアクセスできるようにするには、受信トレイ フォルダの配下のメールフォルダを共有します。他のユーザがこのメールフォルダを登録する必要があります。

  • 個人の予定表フォルダ、個人の連絡先フォルダ、個人の仕事フォルダについては、あらかじめ排他的な管理者権限が付与されています。これらのフォルダに関する管理者権限は、他のユーザに付与できません。

メールで内部ユーザまたは外部パートナーを共有ファイルに招待する:

  1. データの共有に使うアプリケーションを選択します。

    フォルダツリーで、フォルダを選択します。

    注:共有の権限のあるフォルダを選択してください。アプリケーションに応じて、共有のできないフォルダーがあります。

  2. フォルダ名の隣にある フォルダアクション アイコン をクリックします。権限・招待をクリックします。

    ドライブアプリケーションでは、ツールバーで、共有アイコンをクリックすることもできます。招待をクリックします。

    権限の調整ウィンドウが表示されます。

  3. 人を追加にメールアドレスを入力します。メールアドレスは、内部ユーザ、グループ、またはゲストとして一覧に追加されます。既定の許可が付与されます。

    必要に応じて、メッセージを入力します。

  4. 内部ユーザに対する権限を編集するには、次のオプションがあります。

    • ユーザロールの調整には、現在のロールの入力をクリックします。メニューから入力を選択してください。

    • 権限の詳細を調整するには、詳細アイクセス権限の入力をクリックします。メニューから権限を選択します。

    • 権限を削除するには、ユーザ名の隣にあるアクションアイコンをクリックします。アクセスを無効をクリックします。

  5. ドライブアプリケーション内でフォルダを共有する場合、フォルダの権限をこのフォルダの全ての既存または新規に作成されたサブフォルダに移動することができます。これを行うには、全てのサブフォルダに適用を有効にします。

  6. 共有アイテムについてのメール通知がない場合は、通知を送信を無効にします。

    注:外部パートナーを共有アイテムに招待する場合はチェックボックスを有効にすることができません。

  7. 保存をクリックします。